Lees hier de antwoorden op vaak gestelde vragen aan Hoffmann. Als u op de vraag klikt opent het antwoord eronder. Zit uw vraag er niet tussen? U kunt altijd vrijblijvend contact opnemen met ons.
Hoewel opdrachtgevers betalen voor onderzoeken, wil dat niet zeggen dat opdrachtgevers invloed hebben op de bevindingen uit het onderzoek. Kortom: datgene wat in een rapport of management letter van Hoffmann wordt benoemd, daar staat Hoffmann altijd achter. Onafhankelijk betekent ook dat Hoffmann bepaalt hoe een onderzoek vormgegeven wordt en in welke volgorde de onderzoeksstappen uitgevoerd worden. Hierbij kunnen natuurlijk wel in overleg met de opdrachtgever wijzigingen aangebracht worden. Denk hierbij aan de situatie dat opdrachtgevers valide redenen hebben om onderzoekstappen niet uit te laten voeren, bijvoorbeeld omdat dit meer schade zal toebrengen aan de onderneming of grote onrust zal veroorzaken op de werkvloer. Hoffmann zal daar in dat geval gehoor aan geven, dit in ieder geval vastleggen in het onderzoeksdossier en in het geval van een rapport beschrijven dat het niet uitvoeren van een bepaalde onderzoekshandelingen mogelijk de kwaliteit van het onderzoek heeft beïnvloed. In een enkel geval worden inhoudelijk pittige discussies gevoerd met opdrachtgevers over de onderzoeksrichting, dan wel het rapport. In het uiterste geval geeft Hoffmann de opdracht terug indien zij meent haar onafhankelijkheid of de kwaliteit van het onderzoek niet te kunnen waarborgen.
Deelname aan een onderzoek is voor iedereen te allen tijde vrijwillig. Hoffmann kan (en wil) niemand dwingen toch mee te werken. Voorafgaand aan elk gesprek dat onze onderzoekers voeren in het kader van een onderzoek, worden de spelregels voor deelname aan het onderzoek helder uitgelegd. Onderdelen die altijd terugkomen zijn vrijwilligheid, vertrouwelijkheid, hoe de verwerking van persoonsgegevens geregeld is en hoe de verslaglegging zal zijn. Onderzoekers van Hoffmann legitimeren zich en hebben ook een leaflet bij zich waarin de spelregels voor deelname aan een gesprek verwoord staan. Deze leaflet wordt voorafgaande aan het gesprek met een persoon te wiens aanziens verwijten kunnen worden gemaakt altijd verstrekt. Bij een gesprek wordt, voor zover mogelijk, ook rekening gehouden met wie waar zit. Doorgaans zal de gesprekspartner het dichts bij de toegangsdeur tot de ruimte zitten, zodat deze te allen tijde de gespreksruimte kan verlaten zonder eerst de onderzoekers te moeten passeren. Ook wordt tijdens gesprekken ruimte gegeven om een pauze te nemen, iets te drinken of iets te eten. Bijstand tijdens een gesprek door een vertrouwenspersoon of advocaat wordt altijd toegestaan, tenzij dit vanwege de huisregels van de opdrachtgever niet wenselijk of mogelijk is.
Indien er van een gesprek een verslag wordt gemaakt, dan heeft de gesprekspartner daar altijd invloed op. In de meeste gevallen wordt het verslag ter plekke en gedurende het gesprek gemaakt en direct na het gesprek uitgeprint. De gesprekspartner krijgt het dan direct te lezen en kan aangeven, indien nodig, waar veranderingen in de tekst nodig zijn. Uiteraard moet de tekst wel overeen blijven komen met wat er daadwerkelijk gezegd of bedoeld is. In het geval dat het gespreksverslag op een later moment naar de gesprekspartner wordt gestuurd, krijgt de gesprekspartner doorgaans vijf werkdagen de tijd om op het verslag te reageren en eventuele suggesties voor aanpassingen te doen. In het geval er geen consensus kan worden bereikt en er discussie blijft tussen de gesprekspartner en de onderzoekers over de inhoud van het verslag, dan wordt in ieder geval de gehele reactie van de gesprekspartner op het verslag als bijlage opgenomen in het eindrapport om transparantie te waarborgen.
Hoffmann zal in alle gevallen alleen rapporteren (zowel mondeling als schriftelijk) aan de opdrachtgever en op verzoek diens advocaat. Dat betekent dat Hoffmann nooit aan derden zal laten weten wie er hebben meegewerkt aan een onderzoek. De uitzondering hierop is wanneer Hoffmann op basis van een wettelijke verplichting gevorderd wordt informatie te verstrekken aan politie of justitie. In de praktijk komt dit zelden tot nooit voor. Ook kunnen opdrachtgevers aangifte doen bij de politie indien er sprake is van verdenking van strafbare feiten en hierbij kan het onderzoeksrapport met bijlagen worden verstrekt. Voorts is Hoffmann conform de AVG en daarvan afgeleide Privacygedragscode gehouden aan de wettelijke kaders hoe om te gaan met de verwerking van persoonsgegevens.. Om de juiste toepassing van deze wetgeving te garanderen is Hoffmann in het bezit van het certificaat ISO27001 om de processen rondom haar informatieveiligheid gestructureerd te onderhouden en jaarlijks onafhankelijk te laten toetsen.
Nee, als er een gerechtvaardigd belang bestaat dan mag Hoffmann op grond van de eerdergenoemde AVG en Privacygedragscode ook van anderen de persoonsgegevens verwerken. In het geval dat dit gaat om persoonsgegevens van de onderzochte persoon of iemand die daaraan gelieerd is, dan dient die persoon over deze verwerking te worden geïnformeerd. Doorgaans gebeurt dit zo spoedig mogelijk na de laatste onderzoekshandeling. Hoffmann verzekert zich hiervan middels een aangetekend schrijven aan de onderzochte persoon de verwerking van persoonsgegevens bekend te maken.
Dit doet zich met name voor in onderzoeken naar grensoverschrijdend gedrag. De beschuldigde heeft enerzijds recht op inzage in de bevindingen om zich tegen de gemaakte verwijten te kunnen verdedigen. Maar anderzijds leert de praktijk dat in veel van deze onderzoeken bij melders de angst bestaat om mee te werken aan het onderzoek uit vrees voor repressailles of reacties vanuit de sociale omgeving, Niet zelden maken wij mee dat de opdrachtgever reeds anonimiteit beloofd heeft. Hoffmann zal dus altijd de balans moeten zien te vinden tussen enerzijds de belangen van de beschuldigde en anderzijds die van de melder. In de praktijk zien we dan ook vaak dat er sprake is van anonimisering. Hiermee wordt de inhoud van verwijten zo transparant mogelijk gedeeld, maar wordt de identiteit van de melder zo goed mogelijk afgeschermd. Hoffmann doet in dit kader wat zij kan om alle belangen te dienen, maar uiteindelijk zal in een eventuele juridische procedure de rechter in staat moeten zijn om het bewijs te toetsen. Dit kan ertoe leiden dat de identiteit van de melders uiteindelijk toch bekend wordt. Hoffmann is hierover altijd transparant in gesprekken met melders. In het onderzoeksprotocol dat Hoffman hanteert en waar Hoffmann haar onderzoek aan toetst wordt dit beschreven.
Het is evident dat tijdens gesprekken waarin onderzoekers van Hoffmann iemand confronteren met onderzoeksbevindingen dat er druk ervaren wordt. Sterker nog: zelfs in gesprekken die puur bedoeld zijn om informatie te vergaren kan het zijn dat druk ervaren wordt. Wat voor ons dagelijks werk is, is voor de gesprekspartner doorgaans een uitzondering, dus nieuw, dus mogelijk spannend. Onze onderzoekers weten dat uiteraard en houden daar dan ook altijd rekening mee. Tegelijkertijd is het tijdens gesprekken de bedoeling dat er informatie bekend wordt en dat brengt soms het stellen van vragen met zich mee die als vervelend ervaren kunnen worden. Al onze onderzoekers worden regelmatig getraind op Investigative Interviewing, een wetenschappelijk onderbouwde wijze voor het voeren van gesprekken ten behoeve van onderzoek, waarmee we waarborgen dat de gesprekken op een juiste manier worden gevoerd. Druk ervaren is overigens wel iets anders dan onder druk gezet worden. Het eerste gebeurt zoals hierboven beschreven, het tweede niet. Elke gesprekspartner neemt vrijwillig deel aan een gesprek, kan op elk moment stoppen met het gesprek, de gespreksruimte verlaten en is nimmer verplicht om te antwoorden. Dit soort zaken afdwingen, dat is onder druk zetten. Onderzoekers van Hoffmann houden zich hier verre van.
Hoewel Hoffmann een dochteronderneming is, heeft zij een onafhankelijke positie binnen het concern, waarbij alleen resultaatsverantwoordelijkheid afgelegd wordt. Trigion (en in het verlengde daarvan Facilicom) heeft geen enkele invloed op de onderzoeken. Informatie uit onderzoeken of klantinformatie wordt dan ook niet gedeeld. Hoffmann heeft een eigen IT-omgeving die alleen voor Hoffmann toegankelijk is. Dit alles vloeit voort uit de wens van de aandeelhouder dat Hoffmann onafhankelijk haar onderzoeken kan doen en verplichtingen vanuit de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.
Het komt voor dat Hoffmann in samenwerking met andere partijen onderzoeken uitvoert. Bijvoorbeeld omdat zij specifieke expertise inhuurt, dan wel dat zij via een partnerrelatie wordt ingezet bij een onderzoek. In het eerste geval blijft Hoffmann verantwoordelijk voor die inzet en behoudt zij daarmee ook haar onafhankelijkheid. In het tweede geval blijft Hoffman bij haar principes van onafhankelijk onderzoek doen (zie punt 1). Daarnaast vindt eventuele gegevensuitwisseling altijd via de opdrachtgever plaats en nooit rechtstreeks aan eventuele partners, tenzij de opdrachtgever hier uitdrukkelijk opdracht voor geeft. Hoffmann hecht aan partners omdat door samenwerking de kwaliteit van haar dienstverlening verder verbeterd en geborgd kan worden. In Hoffmanns ervaring zijn partners kritischer naar elkaar dan partijen die op gelegenheidsbasis met elkaar samenwerken. Kritische beschouwing door haar partners maakt de dienstverlening van Hoffmann beter en dat is alleen maar goed.